ما هي المهام التي يقوم بها المعقب

مهنة التعقيب واحدة من المهن القديمة التي يقوم فيها المعقب بإنجاز المعاملات الخاصة بالدوائر الحكومية والوزارات والمؤسسات العامة والقطاعات الخاصة نيابة عن أصحاب المعاملات التي لا تستدعي طبيعتها حضور الشخص بنفسه، وتتميز هذه المهنة كونها من المهن التي لا تتطلب ساعات عمل محددة ولا تحتاج إلى شهادات عالية وفي الوقت ذاته يتطلب فيها الحركة التي تحافظ على نشاط وحيوية كل معقب، دعونا نتحدث أكثر عن المعقب والمهام التي يجب أن يقوم بها من خلال هذا الموضوع.
المهام التي يقوم بها المعقب
يقوم كل معقب بمهام متنوعة وكثيرة فيما يخص إنهاء المعاملات والأوراق والاجراءات الخاصة بشخص أو مؤسسة ما بالتوكيل عنها، دعونا نتعرف عن أبرز وأهم تلك المهام التي يجب أن يقوم بها المعقب من خلال السطور التالية:

• واحدة من المهام الأساسية التي يقوم بها كل معقب هي إيصال الطرود والخطابات الصادرة إلى الجهات الحكومية والخاصة.
• تقع مسؤولية تجديد تجديد كافة الوثائق والتراخيص للشركة أو المؤسسة على عاتق من يمتهن وظيفة معقب.
• مسؤول عن المهام الخارجية التي تقوم إدارة المؤسسة بتكليفه بها.
• متابعة البريد بشكل يومي وإحضاره إلى مقر الشركة أو المؤسسة، ومتابعة الإجراءات والمعاملات التي تم تكليفه بها من قبل الجهات الحكومية أو القطاعات الخاصة.
• يقوم كل معقب أيضا بمسؤولية استلام المعاملات الموجهة للشركة من جهات أخرى ذات صلة.
• تجهيز الفهارس والمستندات والأوراق التي تساعد المعقب على تنظيم عمله.

المهارات الواجب توافرها في كل معقب
أن يكون الشخص معقب يجب أن يمتلك بعض المهارات التي تحتاجها تلك الوظيفة والتي لا يمتلكها كافة الاشخاص، دعونا نوضح لكم أبرز المهارات التي يجب أن يمتلكها الشخص حتى يحصل على وظيفة المعقب من خلال السطور التالية:

• بما أن هذه الوظيفة تحتاج إلى الكثير من الحركة والتنقلات لأماكن مختلفة فبالتالي من الضروري وجود سيارة وأن يكون المعقب ذات خبرة جيدة في القيادة.
• يجب أن يكون المعقب لبق في التعامل لديه القدرة على التفاوض وحل المشكلات التي قد تواجهه أثناء تأدية عمله.
• يجب أيضا أن يكون لدى المعقب الوعي الكامل بعناوين المؤسسات والجهات الحكومية التابعة لمنطقة عمله حتى يكون يؤدي عمله بشكل سهل وسريع.
• بما أن المعقب يتعامل بشكل مباشر مع أشخاص مختلفة يجب أن يتمتع بمهارات التواصل الاجتماعي الجيدة وأن يكون لديه القدرة على تحمل ضغوطات العمل.
• لا يجب أن يتم العمل بشكل روتيني ثابت حيث تعتمد هذه المهنة على المرونة التي يجب أن يمتلكها المعقب والتي تساعده على إعادة تنظيم أولوياته عندما يتطلب الأمر.
• واحدة من المهارات الهامة الواجب توافرها في المعقب أن يكون على وعي ودراية تامة بالتشريعات والقوانين والانظمة التي تخص مؤسسة العمل التابع لها.
• وأخيرا تعد مهنة معقب من المهن واسعة المجال التي يمكن فيها التقدم والتعلم بشكل مستمر وبالتالي يجب أن يكون المعقب لديه الرغبة في التعلم الأمر الذي يساعده في التوسع في هذا المجال.

متطلبات ممارسة مهنة التعقيب

• الحد الأدنى للمستوى التعليمي شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها من شهادة دبلوم تحت متوسط أو شهادة الدبلوم متوسط.
• إجادة استخدام الحاسب الآلي وبرامج الأوفيس.
• إجادة اللغة العربية واللغة الانجليزية.
• الحصول على رخصة قيادة.
• أن لا يقل عمر المعقب عن 18 عام.
• أن يكون لديه خدمات سجل تجاري.
• المعرفة التامة بكافة المصالح الحكومية داخل المنطقة التي يعمل بها المعقب.

تعد مهنة التعقيب من المهن الصعبة التي تحتاج إلى مجهود بدني ومهارات وظيفية ومهارات شخصية معينة يجب أن يمتلكها شخص تتوفر لديه هذه المهارات حتى يقوم بتأدية عمله على أكمل وجه.